E-Surat merupakan bagian dari sistem pengelolaan administrasi perkantoran yang biasa dikenal dengan istilah e-office. E-Surat dikhususkan untuk pengelolaan administrasi persuratan dilingkungan instansi seperti pemerintahan, kampus, perusahaan, yayasan, dan sebagainya.
Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta internet telah menjadi alat kekuatan untuk memikirkan kembali sistem pengelolaan instansi dengan model yang baru. Teknologi informasi dan internet mendorong transformasi dan paradigma birokrasi tradisional (yang menekankan kepada standarisasi, rutinitas, spesialisasi, fokus internal dan kewenangan), menuju paradigma e-government (yang menekankan kepada membangun jaringan yang terkoordinasi, kerjasama eksternal dan orientasi pelayanan kepada customer/masyarakat sebagai fokusnya). Oleh karena itu teknologi informasi menjadi salah satu elemen utama dalam memperbaiki sistem manajerial instansi.
Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan kebutuhan persuratan pada setiap instansi. Teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung tugas pokok dan fungsi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menunjang administrasi perkantoran.
Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai. Karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi. Dengan mengubah sistem manual atau konvensional ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi, penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan manajemen administrasi perkantoran yang lebih baik. Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronik di lingkungan instansi pemerintah maupun swasta untuk mendukung program sistem pemerintahan berbasis elektronik – SPBE.
Dengan adanya aplikasi E-Surat integra, instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien.
